Digitale transformatie: de juridische kant!

Een digitale transformatie. Dat is waar veel bedrijven anno 2020 naar streven. Een goed idee, maar bedenk wel: zo’n transformatie vergt een degelijke voorbereiding. Ook op juridisch vlak.

Stel je eens voor, je hebt al je data overgebracht naar een extern platform. Sterker nog, de aanbieder heeft dit platform enigszins aangepast, speciaal voor jouw organisatie. Jij betaalt een vast maandelijks bedrag, en nu kun jij al je data gemakkelijk benaderen.

Een goed idee? Ja, zegt Natascha van Duuren, advocaat bij De Clercq, maar wel is het verstandig als je een aantal zaken goed hebt geregeld. “Wat gebeurt er bijvoorbeeld als de overeenkomst met deze aanbieder wordt beëindigd? Ik ben al 20 jaar IT-advocaat, en ik heb diverse gevallen gezien waarin dat uitmondde in een conflict. Als die aanbieder het platform inderdaad speciaal voor jou heeft aangepast, loop je het risico dat hij dat geïnvesteerde geld nu terug wil. Ook heb ik het meegemaakt dat alle data op een exotische manier waren opgeslagen, en dat het bedrijf ze terugkreeg in een totaal onwerkbaar formaat. Heel vervelend, want die data vormden het goud van de onderneming, en de directie had veel moeite gedaan om ze te verzamelen.”

Privacy
Zorg er van tevoren voor dat je zaken goed hebt geregeld. Het geldt ook voor de privacy. “Voor je je data gaat verzamelen, is het verstandig om je af te vragen of je die data inderdaad wel mag verzamelen”, zegt Van Duuren. “Wat bijvoorbeeld als mensen op allerlei formulieren gegevens hebben ingevuld, bijvoorbeeld over hun financiële situatie of gezondheid, gewoon omdat daarom werd gevraagd? Dat soort data mag je niet verzamelen en mag je dus ook niet verwerken. Dus op het moment dat je je data overbrengt naar een platform, moet je die privacy natuurlijk wel in je achterhoofd houden. Als je dat nalaat, kun je naar een digitale transformatie helemaal opnieuw beginnen. Privacy by design is dus heel belangrijk.”

Nog een punt van aandacht: met wie ga je in zee? “Een digitale transformatie valt nauwelijks te realiseren zonder een platform van andere partijen”, zegt Van Duuren. “En dus word je al snel afhankelijk van grote en machtige bedrijven als Google of Amazon. Amerikaanse ondernemingen dus, maar wil je werkelijk dat de Amerikaanse overheid dadelijk inzage kan vragen in de data van jouw bedrijf? Ook dat is iets waar je van tevoren goed over na moet denken.”

Volgens Van Duuren moeten bedrijven bepalen welke data voor hen van strategisch belang zijn. En ook: op welke wijze zij ervoor kunnen zorgen dat zij grip houden op deze data. “Dit betekent niet alleen dat je moet voorkomen dat je een te grote afhankelijkheid krijgt van grote marktpartijen, maar ook dat je waarborgt dat je te allen tijde over de data kunt beschikken. Data is immers het nieuwe goud van een onderneming.”

Algoritmes
Dat laatste mag zo zijn, maar data hebben geen zelfstandige waarde. Er wordt pas waarde gecreëerd door tools toe te passen. Bijvoorbeeld algoritmes, waarmee een bedrijf die data kan analyseren. Heel handig, geeft Van Duuren toe, maar diezelfde algoritmes leiden ook tot risico’s. “Stel, je gebruikt ze om een analyse te maken van je klanten door datasets te combineren. En opeens blijkt dat sommigen van die klanten een hogere prijs betalen voor jouw dienstverlening. Dan moet je dat kunnen uitleggen. Heel vervelend als dan blijkt dat sommige mensen worden gediscrimineerd, bijvoorbeeld omdat ze in een bepaalde wijk wonen of vanwege hun migratieachtergrond. Bijna net zo vervelend is het als je de beslissingen van zo’n algoritme helemaal niet kunt uitleggen, want dat ben je wettelijk wél verplicht. En dat kan in de toekomst steeds vaker voorkomen, want algoritmes worden steeds ingewikkelder. Nogmaals, digitale transformatie en datacentristisch werken bieden grote voordelen, maar je doet er verstandig aan om de zaken van tevoren heel goed te regelen.”